730 kansen voor optredens per jaar (incl handige excel-download)
Unfortunately this page isn't available in English.
Wil jij dit jaar 730 kansen op een optreden? Maak er dan een gewoonte van om iedere dag contactgegevens op te zoeken van 2 cafés, podia of festivals, deze meteen een 1e kennismakingsmail te sturen en gestructureerd follow-up mails te sturen.
Je eigen optredens regelen kost nogal wat tijd en energie. Wat zou het toch handig zijn als je een document had waarin je 730 up-to-date contactgegevens had van programmeurs... Helaas heb je die waarschijnlijk nog niet, en pffff, dat klinkt als heel veel werk.
Maar wat nou als je er een gewoonte van zou maken om iedere dag 2 venues/festivals toe te voegen aan je eigen database.
Dat klinkt al een stuk behapbaarder, toch?
En een simpele rekensom leert ons dat je dan 2 x 365 = 730 kansen op nieuwe optredens hebt per jaar. En oké, sommige dagen heb je misschien minder tijd, maar hou dan de richtlijn van +/- 14 contacten per week aan. Als dat niet haalbaar is voor je, ga dan voor 1 per dag = 7 per week. Als je er maar een gewoonte van maakt en niet ongemotiveerd wordt doordat je je 'deadline' steeds niet haalt.
EEN STAPPENPLAN:
- Zoek plekken waar je zou willen spelen. Deze kunnen al in je geheugen gegrift staan, maar je kunt ook inspiratie opdoen door de recente optredens van andere bands (die een beetje hetzelfde niveau hebben) op te zoeken.
- Ga naar de website van de speelplek en ontdek wie de programmeur is (naam en mailadres). Mocht je dit niet kunnen vinden, probeer dan online eens te zoeken op 'programmeur <<naam venue/festival>>'. Soms vind je dan interviews/artikelen, en als die recent zijn dan kun je er vanuit gaan dat je de juiste te pakken hebt. LinkedIn is ook een goede bron. Het is zéér aan te raden om in ieder geval de voornaam van de juiste persoon op te zoeken zodat ze zich persoonlijk aangesproken voelen.
- Zet de gegevens in je database. Je kunt daar bijvoorbeeld dit Excel-document voor gebruiken, die je naar eigen inzicht kan aanpassen. (Download hier)
- Mail de programeur meteen. Schrijf een interessante mail voor ze en denk ook aan een goede onderwerpregel, zodat degene 'm ook daadwerkelijk gaat openen. (Klik de links voor meer tips!)
- Hou in je database bij wanneer je degene voor het laatst hebt gemaild en wanneer je hem/haar weer een follow-up wil sturen, mocht hij/zij zelf je mail niet beantwoorden. Ik hou bij 'koude contacten' en termijn van ongeveer 1 maand aan, maar dit verschilt ook een beetje per contact.
- Nu bouw je dus je eigen database op, waarin je zelf de data kunt ordenen op de manier die voor jou handig is op dat moment. In Excel selecteer je het gehele document (door linksboven in het hoekje te klikken, of door CTRL-A). Klik vervolgens in het menu op 'Gegevens' en dan op 'Sorteren'. Je kunt dan kiezen op welke kolom je wilt sorteren, van A - Z of van Z - A. Een aantal voorbeelden van toepassingen:
- Kies voor om de kolom 'Datum herinnering sturen' om te zien wie je al eerste een follow up mail moet sturen.
- Sorteer op 'Provincie' als je een optreden in een bepaalde provincie wil regelen.
- Kies voor de kolom 'Wel/niet eerder gespeeld' om optredens te regelen in venues waar je nog niet eerder hebt gespeeld of andersom.
- Sorteer op 'Naam venue' als je contactgegevens zoekt van een bepaalde venue/festival.
- Pik 1 moment in de week waarop je structureel de lijst na loopt om te zien of er een venue/festival is die je die week moet herinneren. Dit kun je dus doen door te sorteren op de kolom 'Datum herinnering sturen'.
- Als je vervolgens een optreden hebt geregelt, zet je dat onder 'status', en zet je het optreden in een ander Excel-document waarin je bijhoudt wat er voor je geboekte optredens geregelt moet worden.
Hopelijk inspireert dit je om het boeken van je optreden structureler aan te pakken. Ik ben er pas mee begonnen voor m'n eigen band, en ik merk al dat het werkt. Buiten het feit dat je natuurlijk altijd afhankelijk bent van de reactie van de programmeurs, vergroot je de kans alleen al door gestructueerd follow-up mails te sturen.
Als alleen al 5% van de 730 contacten uiteindelijk 'hapt', dan heb je komend jaar toch al rond de 36 optredens als je dat wilt.
Heb je vragen? Dan kun je me altijd mailen via mirjam@popei.nl.
Succes!
Mirjam Sieben
POPEI - PR/communicatie - activiteiten
Tips in je mailbox ontvangen? Meld je dan hier aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief!
Unfortunately our mini-pop magazine "DE POPEI" isn't available in English
DE POPEI is the monthly mini-pop magazine published by POPEI.
DE POPEI is printed double sided on A3 and folded to flyer size. It is distributed at more than 200 addresses throughout Eindhoven and the surrounding area in a circulation of 2500 pieces.
Go to the Dutch version