Pre-gig checklist door Jordy Duitscher (TJ-Concerts)

pre-gig checklist door jordy duitscher (tj-concerts)

Gefeliciteerd! Je hebt een optreden geboekt! Party time, podium op en knallen! Jaja, helaas pindakaas, meestal zit er behoorlijk wat tijd tussen een boeking en optreden. Dus heb je mooi de tijd om je voor te bereiden voor het optreden. Want een band die een nette voorbereiding heeft gedaan komt weer een stuk professioneler over!

Ik schrijf dit stukje vanuit mijn eigen ervaring als boeker bij TJ-Concerts en als gitarist/zanger van de band Bud Spencer Rock Explosion. Met gemiddeld zo’n 300 boekingen per jaar moeten er wel wat bruikbare tips tussen zitten lijkt me. We beginnen bij het begin, de onderhandelingen zijn klaar en het optreden is bevestigd:

1) Duidelijk bevestigen
Als de bevestiging een heugelijk feit is (via telefoon, WhatsApp, Facebook, postduif of gewoon ouderwets mondeling face to face) zorg altijd even voor een extra bevestiging in de mail. Simpelweg de datum, band, locatie, gage en andere voorwaarden die overeen zijn gekomen is genoeg. Zorg dat de tegenpartij hierop geantwoord heeft zodat het zwart op wit in je mailbox staat.

"Als de bevestiging een heugelijk feit is zorg altijd even voor een extra bevestiging in de mail"

2) To contract or not to contract, that’s the question
Dit is een punt waar niet iedereen het mee eens zal zijn, maarja... ‘t zijn mijn tips, dus tja ;)

Een contract of geen contract… wat te doen. Voor mij persoonlijk ligt dit aan wat voor soort gig het is. Een optreden in een café of kleine zaal heeft niet echt een contract nodig in mijn ogen. 9 van de 10 keer krijg je ze nooit terug, niemand zit er echt op te wachten. De café-eigenaar is al bijna te druk om bandjes te boeken en zit niet te wachten op contracten uitprinten, tekenen en inscannen / terug sturen. Plus: meestal gaat het om een dusdanig bedrag waarvoor je toch niet naar de rechter zal gaan mocht het fout gaan. De bevestiging zelf staat immers al in de mail, dus dat is bewijs genoeg voor een gig. Mocht je een show gescoord hebben voor een wat grotere zaal (wellicht support act of festival) dan kan het geen kwaad om een standaard contractje op te stellen (voorbeelden genoeg op Google te vinden). Zorg ervoor dat je zelf snapt wat er in het contract staat. Sommige bands willen zó professioneel overkomen dat ze zelf geen idee hebben wat er eigenlijk staat.

"Bij een wat grotere zaal dan kan het geen kwaad om een standaard contractje op te stellen"

3) Promotie
Oké, het saaie papierwerk is gedaan. Bevestiging rond, eventueel contract is opgestuurd. Gelukkig maar, want van papierwerk wordt niemand blij! Van aardige promotie worden heel veel mensen wel blij. Uiteraard spreekt het voor zich dat je het optreden op al je social media gaat neerzetten, inclusief website. Zorg voor een leuk verhaaltje, een leuke aankondiging en een leuke foto voor het event. Maak desnoods voor elk event een custom plaatje met de gegevens van het betreffende optreden. Zalen kunnen dit erg waarderen.

Je kan ook 1 stapje verder gaan en posters naar de zaal sturen. A2 posters zijn niet duur meer en vallen goed op. Maak 1 poster-ontwerp wat geschikt is voor elk optreden en laat een vak open waar de zalen hun eigen info kunnen zetten. Vraag van te voren wel of de zaal interesse heeft in posters. Sommige zalen doen er niks mee dus dan is het zonde, andere zalen hangen de binnenstad vol met jouw posters. Weer andere zalen zeggen; “Posters? Nee die zijn nooit aangekomen.” Dit terwijl je ze vanuit je ooghoek onder de toonbank ziet liggen. Maar over het algemeen zijn zalen er erg blij mee. Het laat ze ook zien dat jij er mee bezig bent.

Promotie moet niet alleen vanuit de zaal komen, maar ook vanuit de band. Uiteraard is het moeilijk om vanuit Zuid Limburg fysieke reclame te maken in Friesland. Dus als band gebruik je daarvoor gewoon je eigen social media netwerk en wat dacht je van een Facebook-advertentie!

"Promotie moet niet alleen vanuit de zaal komen, maar ook vanuit de band"

4) Riders en technische info
Zelf stuur ik de riders en technische info een paar weken voor het optreden op. Tenzij je met hotel overnachtingen zit, als dat afgesproken is horen de zalen graag zo snel mogelijk hoeveel personen en welke wensen zijn.

Ïn een technische rider zet je in een mooi overzicht wat de band op het podium nodig heeft. Een zogenaamde priklijst. Dit is vooral handig voor de zaal zodat ze weten hoeveel microfoons ze klaar moeten zetten en wat er op het podium gaat gebeuren. Een stageplan erbij is ook erg fijn. Dit is gewoon een tekening met de setup van de band op het podium. Ik zelf hou van een simpel stageplan + priklijst, niet te veel poespas erbij. Zie hieronder een simpel voorbeeld van mijn eigen band.

In de catering rider zet je alle info over de eetwensen van de band. Niet een compleet menu met welke speciale wijn je wil hebben. Doe dat maar als je groot en beroemd bent. Maar meer de belangrijke info: het aantal eters, zijn er vegetariers of veganisten? Allergieën? Probeer deze rider zo normaal mogelijk te houden, zonder al te rare wensen er in. De blauwe M&M’s grap kennen de zalen nu echt wel en is echt niet meer leuk. Verder het aantal handdoeken niet vergeten. Meestal heb je alleen iets aan een catering rider als je in een flink zaaltje speelt. Het gemiddelde cafe zal zeggen: “Ja is goed, hier heb je bier.” :)

"De blauwe M&M’s grap kennen de zalen nu echt wel"

5) Showtime!
Het is zo ver, GIG DAY!!
* Zorg altijd en immer dat je gewoon op tijd bent, ruimt 1,5 uur van te voren. Of op de afgesproken tijd. Hou daarbij ALTIJD rekening met vertraging, file plaspauze, etc.
* Zorg ook dat je je papierwerk bij je hebt. In de meeste gevallen zal het om een gageverklaring gaan. Deze kun je van te voren al kant-en-klaar opgeslagen hebben in de computer. Uitprinten, ondertekenen en kopie paspoort erbij.
* Zorg dat je iets van een setlijst hebt. Het makkelijkste is om deze gewoon al van te voren klaar hebt. Netjes uitgeprint, mooi leesbaar.
* Zorg dat al je spullen technisch 100% werken. Niet elke band zal elk weekend 2x spelen. Soms zit er weken en soms zelfs maanden tussen gigs. Zorg een paar dagen voor de gig dat alles werkt. Niks irritanter dan versterkers, pedaaltjes, gitaren of stekkertjes die ‘ineens’ niet meer werken.
* Zorg voor extra kabels binnen handbereik. Just in case.
* Zorg voor een reserve gitaar binnen handbereik. Wachten tot een gebroken snaar verwisseld is, dat is niet zo heel erg tof.

6) JUST HAVE FUN. Dat is de belangrijkste tip die ik kan meegeven… Just have fun, geniet ervan. Ga elkaar niet afkatten als er fouten gemaakt worden. Fouten horen erbij, komt vanzelf goed.

Extra tip:

Als je een support doet van een grotere (buitenlandse) band, probeer die show ook te zien. Je kan enorm veel leren van bands die op tour zijn. Van andere muzikanten kun je sowieso heel veel leren. Zie het niet als een wedstrijd/competitie. Tenzij het een Battle of the Bands is. En zelfs dan kun je enorm veel van elkaar leren.

Tips in je mailbox ontvangen? Meld je dan hier aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief!

Muzikantentips / Tips - Optreden & Boekingen

Gepubliceerd op 11/09/2017

Guido Segers: 5 tips voor je eerste interview

Promoot je concerten via Spotify

DE POPEI december 2022